Privatlivspolitik

Fendr leverer to B2B-produkter: Fendr til vagtplan og bemanding (web, iOS- og Android-medarbejderapp) og Fendr Incidents til stadion-hændelseslog (incidents.fendr.dk). Denne politik beskriver, hvordan personoplysninger behandles i forbindelse med begge tjenester. Brug af Fendr eller Fendr Incidents er også underlagt vores handelsbetingelser. Ved oprettelse og brug af Fendr Incidents accepterer du vilkårene, denne privatlivspolitik og databehandleraftalen.

1. Roller: dataansvarlig og databehandler

Kunden (virksomheden eller klubben) er dataansvarlig for personoplysninger, kunden indlægger eller lader behandle i Fendr eller Fendr Incidents som led i kundens drift, herunder medarbejdere, vagter, kontrakter og lønoplysninger i Fendr, og hændelser, sager, lister og medier i Fendr Incidents. Kunden afgør formål og midler for den behandling og er ansvarlig for lovligt grundlag over for egne registrerede.

Fendr (CVR 41985550), Jens Lillelunds Vej 3, 2. tv., 2920 Charlottenlund er databehandler for kunden for den nævnte kundedata. Behandlingen sker efter kundens instruks i produktet og efter databehandleraftalen (GDPR art. 28). Aftalen gælder alene kundens GDPR-behandling. Politiets behandling af den generelle karantæneliste falder uden for GDPR, jf. art. 2, stk. 2, litra d, og følger retshåndhævelsesloven. Politiet er ikke part. Fendr opbevarer ikke politiets register; kopi udleveret til kampdagens adgangskontrol skal slettes efter kampafholdelse.

Fendr er selv dataansvarlig for begrænsede oplysninger om kundens kontaktpersoner/administratorer i forbindelse med konto, support, fakturering, sikkerhed, misbrugshåndtering og forbedring af tjenesten, samt for besøgende på marketing-sider, hvor det er relevant.

Spørgsmål: support@fendr.dk. Medarbejderrettigheder vedrørende ansættelsesdata, og rettigheder for personer registreret i Fendr Incidents, skal som udgangspunkt rettes til kundens administrator først.

2. Hvem gælder politikken for

Medarbejdere og øvrige personer, som kundens administrator opretter i Fendr (inkl. eksterne navngivet på vagter), administratorer med kontor-adgang, samt kontaktpersoner for kundekontoen. I Fendr Incidents desuden operatører med klubadgang og personer, kunden registrerer på sager, karantæne- eller interesselister.

3. Hvilke oplysninger der behandles

• Identitet og konto: navn, arbejdsmail, telefon, rolle, bruger-ID, adgangskode (hash), evt. passkey, evt. kontor-adgang.
• CPR, bank og adresse (lønoplysninger): kan indtastes af kundens administrator eller af medarbejderen selv i onboarding/profil i web eller iOS-appen for at oprette/matche personen i lønsystemet (Salary). Formål: lovpligtig lønudbetaling og ansættelsesadministration for kunden. CPR-nummer, registreringsnr. og kontonr. gemmes i Fendr (CPR og kontonr. krypteret) på medarbejderens profil. Ved løneksport sendes en kopi til Salary. Navn, mail, telefon og adresse opbevares også på personaleprofilen. Adresse kan desuden indgå i en ansættelseskontrakt.
• Foto / profilbillede: valgfrit upload fra enhedens fotobibliotek eller, i iOS-appen, hvis medarbejderen selv vælger det, fra pas-chippen. Kun profilbilledet (JPEG) uploades og knyttes til medarbejderens konto til brug i medarbejderkort og profil.
• Vagtplan: begivenheder, lokationer, vagttider, tildelinger, ansøgninger, check-in/check-ud (inkl. kiosk), fremmøde-flag («fravær», driftsstatus, ikke diagnose), ferie/fraværsanmodninger, faste skemaer og fælles noter fra kontoret.
• Kolleger på vagten (iOS): når kunden har funktionen slået til, vises navn og profilbillede for medarbejdere på samme sted samme dag. Telefonnummer deles kun med kolleger tildelt samme vagt, og kun hvis medarbejderen ikke har skjult nummeret. Kunden er dataansvarlig for behandlingen.
• Løn/timer: beregnet tid og beløb ud fra rolle og vagter; eksport af timer til Salary til lønudbetaling efter kundens valg; lønsedler og skattekort-estimat, hvor funktionen er aktiveret.
• Kontrakter: kontraktindhold, underskriftsstatus og bevisdata (tidspunkt, IP-adresse og user-agent for underskriveren), hvor kunden bruger den funktion.
• Enhed og push: enheds-/push-token og bruger-ID, hvis notifikationer tillades. På native iOS via Apple APNs; på Android via Google Firebase Cloud Messaging (FCM); i den installerede web-app (PWA) via web-push (VAPID).
• Lokation: enhedens GPS bruges kun midlertidigt i browseren ved «Vis afstand» og gemmes ikke i Fendr. Kundens lokationsadresse sendes til Apple Maps (MapKit) for at slå koordinater op; bredde- og længdegrad gemmes på lokationen i Fendr.
• Skridt (valgfrit): Native apps kan, hvis medarbejderen giver adgang, vise skridt under en vagt. Skridtdata vises kun i appen. Fendr modtager, gemmer eller sender ikke skridtdata til vores servere eller til kundens administrator.
• Teknisk og sikkerhed: session-cookies (nødvendige til login og aktiv organisation), Sentry fejlmonitorering (uden session replay), sikkerhedslogs, IP og tilsvarende drifts-/sikkerhedsdata.
• Statistik og fejlanalyse (valgfrit): med dit samtykke via cookie-banneret på app.fendr.dk og platform.fendr.dk bruger vi Vercel Analytics, Vercel Speed Insights og Sentry session replay. Valget gemmes i browserens localStorage.
• Besøg på hjemmesiden: www.fendr.dk sætter ingen cookies. Den måler besøg med Vercel Web Analytics uden cookies og uden session replay (side, henviser og land). IP-adressen bruges til at udlede landet og gemmes ikke som en del af målingen. Der vises ikke et cookie-banner. Vercel behandler desuden tekniske oplysninger i serverlogs for at levere og beskytte siden. Retsgrundlag: GDPR art. 6(1)(f).
• Supportchat: indhold af beskeder, valgfrit navn og e-mail, teknisk besøgsnøgle og tidspunkter for beskeder, når du skriver via supportchatten på app.fendr.dk eller incidents.fendr.dk. Formål: kundesupport. Retsgrundlag: GDPR art. 6(1)(b) og 6(1)(f). Data gemmes i Fendrs egen database hos Supabase i EU/EØS. Samtaler slettes eller anonymiseres senest 24 måneder efter seneste besked, medmindre længere opbevaring er nødvendig.
• Kunde-/fakturakontakt: virksomhedsnavn, CVR (hvis angivet), admin-kontakt, abonnements- og betalingsstatus.
• Fendr Incidents: operatørkonti; kampe og kamp-log; sager; personer knyttet til sager (navn, adresse, e-mail, telefon, fødselsdato — ikke CPR-nummer — tilhørsforhold, årsag, udseende og rolle); fotos i privat storage med tidsbegrænsede signed URLs; karantæne- og interesselister; append-only auditlog. Ansigtsgenkendelse indgår ikke. Klubber deles ikke på tværs.

Særlige kategorier / følsomme data: CPR-nummer behandles som personnummer i dansk kontekst og sendes kun til lønsystemet til lønformål (databeskyttelsesloven § 11). Check-in kan rumme et fremmøde-flag (fravær). Det er ikke en helbredsjournal; i Fendr (vagtplan) må kunden ikke indtaste diagnose eller andre art. 9-oplysninger. Tracking til reklameformål sker ikke. I Fendr Incidents må kunden ikke indtaste CPR-nummer. Sagstekst, hændelsestype og lister kan rumme oplysninger om lovovertrædelser (GDPR art. 10 og databeskyttelsesloven § 8). Kunden er dataansvarlig og skal have lovligt grundlag. Fendr opfinder ikke hjemlen og behandler kun efter kundens instruks.

4. Formål og retsgrundlag

Behandling sker for at:

• levere vagtplan, bemanding, kontrakter og tilhørende funktioner til kunden
• besvare supportchat fra app og incidents
• levere Fendr Incidents til stadion-hændelseslog, sager, lister og tilhørende dokumentation efter kundens instruks
• understøtte løn/timer via kundens valgte integrationer (fx Salary)
• vise medarbejderkort/profilbillede og håndtere check-in
• vise kolleger på samme sted/vagt i medarbejderappen, så overlevering og kontakt i vagten kan ske
• sende driftsrelevante push-beskeder (valgfrit)
• vise skridt under en vagt i native apps, når medarbejderen har givet adgang (kun på enheden)
• sikre login, drift, support, misbrugshåndtering og systemsikkerhed
• administrere konto, abonnement og betaling
• forbedre og udvikle tjenesten i aggregeret/anonymiseret form, hvor muligt

Når Fendr er databehandler: retsgrundlaget fastlægges af kunden. Typisk GDPR art. 6(1)(b) og/eller (f) i kundens regi, samt lovpligtig løn-/bogføringsbehandling hvor relevant. For Fendr Incidents fastlægger klubben grundlaget for sager og lister, typisk art. 6(1)(f) og, ved oplysninger om strafbare forhold, databeskyttelsesloven § 8 stk. 3.

Når Fendr er dataansvarlig: art. 6(1)(b) (aftale om levering af tjenesten), art. 6(1)(c) (lovpligtig bogføring/regnskab hvor relevant) og art. 6(1)(f) (legitim interesse i sikker drift, support, misbrugshåndtering og produktforbedring).

5. Modtagere og underdatabehandlere

Vi sælger ikke personoplysninger. Data kan deles med kundens egne administratorer og med kolleger i samme virksomhed, i det omfang vagtplanen kræver det, og med underdatabehandlere, der er nødvendige for at levere tjenesten.

Underdatabehandlere (Fendr vagtplan)

Leverandør	Formål	Placering	Overførsel
Supabase	Database, autentifikation og app-data	EU (AWS, Stockholm)	Primært EU. Eventuel support kan ske med SCC.
Vercel	Hosting. På www.fendr.dk desuden Web Analytics uden cookies. I appen Web Analytics og Speed Insights kun ved samtykke	USA / EU (edge)	USA: EU-US Data Privacy Framework og/eller SCC.
Sentry (Functional Software, Inc.)	Fejlmonitorering (uden PII som standard). I Fendr vagtplan desuden session replay og ydelsessporing ved samtykke	USA	USA: EU-US Data Privacy Framework og/eller SCC.
Salary (Shine Salary ApS)	Løn, når kunden aktiverer integrationen	Danmark / EU	EU.
Zenegy (Zenegy ApS)	Løn, når kunden aktiverer integrationen	Danmark / EU	EU.
Stripe	Betaling, abonnement og fakturering, når betaling er aktiveret	USA / EU	USA: EU-US Data Privacy Framework og/eller SCC.
Resend	Transaktionsmail (invitationer, kontraktlinks, prøveperiode, adgangskode)	USA	USA: SCC / tilsvarende garantier hos leverandøren.
Apple	Push (APNs) på native iOS, Apple Maps (MapKit), Apple Weather (WeatherKit) og App Attest (tjek af enheden ved stempling)	USA	USA: EU-US Data Privacy Framework og/eller SCC.
Google (Firebase, Maps og Play)	Push-notifikationer (FCM) og crashrapporter (Crashlytics) på Android, Google Maps til kort i Android-appen og Play Integrity til tjek af enheden ved stempling	USA	USA: EU-US Data Privacy Framework og/eller SCC.

Desuden bruges offentlige opslagstjenester, som kun modtager selve opslaget: Klimadatastyrelsens Adressevælger (adresseforslag, når en adresse indtastes), cvrapi.dk (CVR-opslag, når virksomheden oprettes) og Open-Meteo (vejr og placering af mødesteder i Android-appen).

Underdatabehandlere (Fendr Incidents)

Leverandør	Formål	Placering	Overførsel
Supabase	Database, autentifikation og app-data	EU/EØS	Primært EU. Eventuel support kan ske med SCC.
Vercel	Hosting	USA / EU (edge)	USA: EU-US Data Privacy Framework og/eller SCC.
Sentry (Functional Software, Inc.)	Fejlmonitorering uden session replay og uden standard-PII	USA	USA: EU-US Data Privacy Framework og/eller SCC.
Resend	Transaktionsmail	USA	USA: SCC / tilsvarende garantier hos leverandøren.

Myndigheder eller rådgivere, hvor lov kræver det, eller hvor det er nødvendigt for at etablere, udøve eller forsvare et retskrav. I Fendr Incidents deles sager ikke mellem klubber.

6. Overførsel til tredjelande

Vercel, Sentry, Stripe, Resend, Apple og Google kan behandle data i USA. Overførsel sker med passende garantier (EU-US Data Privacy Framework og/eller SCC). Supabase, Salary og Zenegy leveres som udgangspunkt i EU. Fendr Incidents bruger Supabase, Vercel, Resend og Sentry. Apple Maps (MapKit) bruges til geokodning og kort. Apple Weather (WeatherKit) bruges til vejrudsigt i vagtplanen. Apple HealthKit bruges kun i iOS-appen til at læse skridt på enheden; skridtdata sendes ikke til Fendr. Android-appen læser ikke skridt.

7. Opbevaring

• Aktiv kunde/ansættelse: data opbevares, mens kontoen er aktiv, og så længe det er nødvendigt for at levere tjenesten.
• Efter ophør/fratrædelse: medarbejder i papirkurv i 30 dage, derefter anonymisering. Anonymiserede vagt-rester slettes efter indeværende år plus 5 år. Når virksomheden slettes i produktet, slettes kundedata med det samme; backups udfases inden for 30 dage.
• Push-tokens: slettes ved log ud / når enheden ikke længere er registreret.
• CPR og bank i Fendr: gemmes på medarbejderens profil (CPR og kontonr. krypteret). En kopi sendes til Salary ved løneksport.
• Aktivitetslog: organisations aktivitetslog opbevares ca. 6 måneder og slettes derefter automatisk, se også databehandleraftalen.
• Fendr Incidents: opbevaring følger kundens retention-politik i produktet. Fendr hardcoder ikke perioder for sager, lister eller medier.

Kunden kan eksportere virksomhedsdata som JSON under Indstillinger → Virksomhed i appen og pr. medarbejder under Personale. Medarbejdere kan eksportere egne data fra Indstillinger under Mine vagter. Supportchat-samtaler slettes eller anonymiseres senest 24 måneder efter seneste besked, medmindre længere opbevaring er nødvendig af retlige årsager.

8. Rettigheder

Registrerede har efter GDPR (hvor betingelserne er opfyldt) ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, indsigelse (ved legitim interesse) og dataportabilitet. Rettighederne er ikke absolutte og kan begrænses af lov, kontrakt, dokumentationskrav eller andres rettigheder.

Medarbejdere skal først kontakte kundens administrator. Personer registreret på sager eller lister i Fendr Incidents skal rette anmodninger til klubben som dataansvarlig. Kontaktpersoner for kundekontoen kan skrive til support@fendr.dk. Klageadgang: Datatilsynet.

9. Sletning af konto (medarbejder)

Medarbejderen kan slette sin login-konto i iOS-appen og på web under profil («Slet konto»). Login slettes med det samme, og personen logges ud. Ansættelsesdata styres af kundens administrator, med forbehold for lovpligtig opbevaring.

1. I appen: Slet konto fjerner login med det samme og flytter medarbejderprofilen til papirkurven. Er du eneste ejer af en virksomhed, kan du i samme flow slette virksomheden permanent (eller overdrage ejerskabet først).
2. Administrator kan også vælge Personale → slet medarbejder (papirkurv i 30 dage, derefter permanent sletning).
3. I 30 dage kan administrator gendanne personen under Indstillinger → Papirkurv. Efter 30 dage anonymiseres personale-rækken. Anonymiserede rester slettes efter indeværende år plus 5 år.
4. Vagthistorik og lønrelaterede poster, der er nødvendige til bogføring/dokumentation, kan beholdes i lovpligtig periode.
5. Administrator håndterer personen i Salary efter kundens procedure (Fendr sletter ikke automatisk i Salary).

10. Cookies

Vi bruger nødvendige cookies/session til login, aktiv organisation og sikkerhed, samt Sentry fejlmonitorering uden session replay. De er påkrævet for at levere og drive tjenesten og kræver ikke samtykke.

Derudover bruger vi, kun med dit samtykke via cookie-banneret på app.fendr.dk og platform.fendr.dk, valgfri statistik og fejlanalyse: Vercel Analytics, Vercel Speed Insights og Sentry session replay. Hjemmesiden www.fendr.dk sætter ingen cookies og bruger Vercel Web Analytics uden cookies. Fendr Incidents (incidents.fendr.dk) bruger ikke samtykkebaseret statistik eller session replay. Vi bruger ikke markedsføringscookies. Se også cookiepolitikken.

11. Sikkerhed

Vi træffer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger (HTTPS, adgangskontrol, rollebaseret adgang/RLS, hashed adgangskoder hos auth-leverandør). Ingen sikkerhedsforanstaltning er absolut; kunden accepterer den resterende risiko, der følger af cloud-brug, jf. handelsbetingelserne.

12. Børn

Fendr (vagtplan) er ikke rettet mod børn. Tjenesten er B2B til virksomheder og deres medarbejdere. Der er ingen aldersspærring i produktet; kunden som arbejdsgiver er ansvarlig for eventuelle særregler for unge under 18 år.

Fendr Incidents er et B2B-værktøj til klubbens operatører, ikke en tjeneste til børn. Kampe kan rumme mindreårige tilskuere, som klubben kan registrere på en sag. Kunden skal da minimere oplysningerne, vurdere nødvendighed skærpet, og informere forældre/værge, hvor GDPR art. 13/14 og dansk ret kræver det.

13. Ændringer

Fendr kan opdatere denne politik. Den gældende version findes altid på /privatliv. Ved væsentlige ændringer kan vi give besked i produktet eller på e-mail. Fortsat brug efter ikrafttræden udgør accept, i det omfang dansk ret og GDPR tillader det.

---

Se også databehandleraftalen, handelsbetingelserne, cookiepolitikken og support.